1. Introduksjon

Når du bruker nettstedene Staplesadvantage.no og Staplesnetshop.no, behandler Staples Norway AS personopplysninger. Vi vil bruke personopplysninger på en legitim og ansvarlig måte i samsvar med gjeldende lover og forskrifter om personvern.

I denne personvernerklæringen beskriver vi hvem vi er, hvordan og for hvilke formål vi benytter dine personopplysninger i Staples Norway, hvordan du kan utøve dine personvernrettigheter og all annen informasjon som kan være relevant for deg.

Vi har gjort vårt beste for å gi deg all informasjon på en tydelig og lesbar måte. Hvis du imidlertid har spørsmål om bruken av personopplysningene dine etter å ha lest denne personvernerklæringen, kan du alltid kontakte oss ved hjelp av kontaktinformasjonen nedenfor.

For informasjon om hvordan vi bruker cookies og lignende teknologier, vennligst les vår Cookie Policy Staples Netshop.

Til slutt vil vi påpeke at vi kontinuerlig utvikler og forbedrer Staples Norway. Hvis dette medfører endringer i måten vi behandler personopplysninger på, vil dette gjenspeiles i denne personvernerklæringen. Vi anbefaler derfor at du regelmessig kontrollerer personvernerklæringen for eventuelle endringer. Nederst i denne personvernerklæringen kan du lese når den sist ble endret.

2. Hvem er vi?

Staples Norway AS er dataansvarlig for Staples Norway sine aktiviteter.                                             
Vår kontaktinformasjon er: Postboks 5 Furuset, NO-1001 Oslo.

Vår databeskyttelsesansvarlig nås på:. dpo.nordic@staples-solutions.com.

3. For hvilke formål behandler vi dine personlige data?

Staples Norway behandler dine personopplysninger for følgende formål:

Ordrebehandling og oppfylling av avtale –  Vi behandler dine personopplysninger for å forberede, motta og gjennomføre kjøp i henhold til avtale.

Back office aktiviteter – Vi behandler dine personopplysninger for administrative og finansielle forretningsaktiviteter, for eksempel rapportering, behandling av fakturaer og inkasso.

Kommunikasjons-, markedsførings- og lojalitetsprogramformål – I vårt forhold til deg som kunde behandler vi dine personopplysninger i forbindelse med kundebehandling og brukerstøtte, for å utføre markedsaktiviteter, lage (personlige) tilbud, for å inkludere deg i vårt lojalitetsprogram og/eller å gi eller dele informasjon om våre tjenester.

Juridiske formål – Vi behandler dine personopplysninger for identifisering, for å forhindre svindel, for å utføre revisjoner, for å kunne ta rettslige skritt, for å trygge sikkerheten i bedriften og for å overholde rettslige forpliktelser.

Ønsker du mer informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger?

Ordrebehandling og oppfylling av avtale

·       Når du legger inn en bestilling hos Staples Norway, er det nødvendig for oss å innhente og behandle dine personopplysninger for å gjennomføre og levere bestillingen din, samt holde deg oppdatert på leveringsstatus og, om nødvendig, håndtere retur. For dette trenger vi kontaktinformasjon fra deg og/eller din bedrift, avhengig bestillingen.

Vi kan måtte oppgi dine personopplysninger til tredjepart for å sikre at bestillingen din blir levert. For at en pakke skal kunne sendes eller en retur hentes, vil dine personopplysninger måtte deles med transportselskaper.

Ved en bestilling med elektronisk betaling, kan bestillingen din bli behandlet av en betalingstjenesteleverandør. I så fall er betalingstjenesteleverandøren ansvarlig for behandlingen av betalingen.

Rettslig grunnlag: Gjennomføring av kjøp

Back office aktiviteter

·       Håndtering av faktura og inkasso – Etter at en bestilling er mottatt og produktet blir eller har blitt levert, sender Staples Norway en faktura med detaljer om beløpet som skal betales. Staples Norway behandler også personopplysninger for å ha oversikt over kunder med ubetalte fakturaer. De vil bli inkludert i prosessen og vil få tilsendt hyppige purringer. Til dette formål vil personopplysninger som kontaktinformasjon, bestillingsdetaljer og bedriftsinformasjon bli benyttet.

Rettslige grunnlag: Lovlig interesse

Kommunikasjons-, markedsførings- og lojalitetsprogramformål

·       CRM «Customer relationship management» - Ditt forhold til Staples Norway er viktig for oss, og derfor gjør vi alt vi kan for å sikre at dine personopplysninger er korrekte og oppdaterte. CRM inkluderer opprettelse av bruker og registrering av din konto som kunde hos Staples Norway. Det inkluderer også deling av kontaktinformasjonen din internt i Staples Norway for å kunne utarbeide ordreforslag og sende fakturaer til rett kunde. Derfor samler vi inn din kontaktinformasjon.

Rettslig grunnlag: Oppfylling av kontrakt, lovlig interesse

·       Kundeservice og -support – Vi ønsker å kunne hjelpe deg så raskt som mulig når du kontakter oss for å få hjelp eller ønsker å sende inn en klage. For å kunne det, må vi behandle dine personopplysninger ved å ta notater og registrere både chat og telefonsamtaler du har med våre kundebehandlere. Vi bruker denne informasjonen for lettere å kunne løse problemet ditt, men også for å analysere og forbedre servicen våre. For det formål samler vi inn dine kontaktopplysninger og lagrer din klage. I enkelte tilfeller kan innholdet i klagen din lagres kun for veiledende formål.

Hvis et produkt kjøpt fra Staples Norway, er defekt eller du ikke er fornøyd med produktet, kan vi engasjere en tredjepart til å utføre reparasjoner eller håndtere andre servicetjenester. Serviceforespørsler mottatt av Staples Norway kan håndteres gjennom våre leverandører og personopplysningene som deles med dem, er begrenset til de personopplysningene som kun er nødvendig.

Rettslig grunnlag: Oppfylling av kontrakt

·       Markedsføring og salgsfremmende tilbud – Er du allerede kunde hos Staples Norway eller har du indikert at du vil motta våre tilbud? Eksisterende kunder kan inkluderes i en distribusjonsliste som gjør det mulig å sende trykte (eller digitale) kataloger, DM og/eller brosjyrer. For å sende disse tilbudene benytter vi din kontakt- og bedriftsinformasjon. 

Rettslig grunnlag : Samtykke, lovlig interesse

·       Deltagelse i lojalitetsprogram – Vi kan også behandle dine personopplysninger hvis angir at du vil delta i lojalitetsprogrammet til Staples Norway for å motta personlige tilbud og gi tilbakemeldinger gjennom kundeundersøkelser. For dette formål samler Staples Norway inn din kontaktinformasjon og kontoopplysninger.

Rettslig grunnlag : Samtykke

Juridiske formål

·       Kundeopplysninger kan være nødvendig for å undersøke, forhindre og oppklare tilfeller av svindel. Vi kan også være forpliktet til å overlevere dine personopplysninger til offentlige myndigheter (som politi eller skattemyndighet) hvis dette viser seg å være nødvendig for å overholde våre juridiske forpliktelser.

Når en kunde nekter å betale sin(e) ubetalte faktura(er), kan Staples Norway videresende kundens kontaktinformasjon til sin juridiske rådgiver for å ta de nødvendige rettslige skritt for å sikre betaling.

Rettslig grunnlag: Juridisk forpliktelse

4. Hvilke personopplysninger samler vi om deg?

Vi samler flere kategorier av personopplysninger når du bruker Staples Norway:

·       Kontaktinformasjon (navn, adresse (inkludert by og postnummer), bosted, e-post, telefonnummer, faksnummer, etc.)

·       Bedriftsinformasjon (adresse, organisasjonsnummer/MVA nummer, etc.)

·       Kontoopplysninger (brukernavn, passord, kunde-ID, etc.);

·       Bestillingsopplysninger (bestillingsdato og produkt, ordrestatus, ordrepris, ordre antall betalingsinformasjon, finansielle opplysninger, etc.)

·       Markedsførings- og  kommunikasjonsopplysninger (avhengig av om du har valgt bort direkte markedsføring, opprettelse av mailing lister, sosiale medier, geografiske detaljer, sending av salgsfremmende tilbud, etc.)

·       Deltakelsesopplysninger (om du deltar i kampanje- eller lojalitetsprogrammer)

·       Kundeserviceinformasjon (kontakt med vår kundeservice eller digital og/eller skriftlig korrespondanse)

·       Webopplysninger (cookies, etc.)

Staples Norway samler inn følgende personopplysninger direkte fra deg:

·       Personopplysninger som du deler når du oppretter en konto og/eller andre opplysninger du har oppgitt når du bruker Staples Norway sine tjenester (kontaktsinformasjon, bedriftsinformasjon)

·       Personopplysninger som du deler når du bestiller et produkt eller en tjeneste via Staples Norway (bestillingsopplysninger)

·       Personopplysninger du gir oss gjennom korrespondanse, tilbakemeldinger, kundeservice og klagesaker (kontaktinformasjon og annen personlig informasjon du gir til Staples Norway)

·       Data om hvordan du bruker nettstedet vårt samlet gjennom cookies (analyser) og data om din surfingadferd.

Staples Norway samler inn følgende personopplysninger om deg fra andre kilder:

·       Kontakt- og bedriftsinformasjon som du har delt med tredjepart

·       Kontoopplysninger som du har delt med tredjepart

5. På hvilket juridisk grunnlag baserer vi behandlingen av dine personopplysninger?

I henhold til loven, må hver behandling av personopplysninger være basert på en såkalt «juridisk grunn» som er oppført i EUs generelle databeskyttelsesforskrift (GDPR). Vi behandler personopplysninger knyttet til Staples Norway basert på fire juridiske grunner;
(1) for utførelsen av en (tjeneste) kontrakt med deg; eller
(2) for overholdelse av en juridisk forpliktelse; eller
(3) for legitime interesser som etterstrebes av oss; eller
(4) ditt samtykke

Oppfylling av en kontrakt
Vi kommer til å benytte dine personopplysninger når det er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg. Uten denne informasjon vil vi ikke kunne oppfylle vår del av kontrakten. Behandlingen av bestillinger og serviceforespørsler faller under denne juridiske grunnen.

Juridisk forpliktelse
Vi er juridisk forpliktet til å behandle dine personopplysninger for å overholde skattemessige- og andre juridiske forpliktelser.

Legitim interesse
Vi bruker dine personopplysninger for våre legitime interesser.

·       For å kunne opprettholde et varig forhold til deg som kunde, og tilby deg produkter og tjenester (for eksempel direkte markedsføring).

·       For å kunne oppdage svindel- og sikkerhetstilfeller på vår nettside.

·       For å forsvare oss i en rettslig prosess

·       For å forbedre vår service gjennom statistisk analyser.

Vi kan komme til bruke personopplysninger i en personlig pseudonymform for å forstå hvordan vi kan utvikle og forbedre vår service så vel som for rapporteringsformål samt generelle statistiske og analytiske formål. Når forholdene gjør dette nødvendig, kan vi behandle personopplysninger ved svindelutredninger eller for å oppfylle juridiske forpliktelser. Behandling av personopplysninger for disse formål er av legitim forretningsinteresse for oss.

Samtykke
I de tilfeller der de tre tidligere nevnte rettslige grunnene ikke gjelder, behandler vi data med ditt entydige samtykke.

Merk at du alltid kan trekke tilbake ditt gitte samtykke. Under overskriften «Kan du trekke tilbake ditt samtykke senere?» kan du lese hvordan du gjør det.

6. Til hvem gir vi dine personopplysninger?

Vi kan gi dine personopplysninger til tredjepart i samsvar med denne personvernerklæringen og i den grad loven tillater det. Uten samtykke fra deg vil vi ikke gi dine personopplysninger til mottakerne som vil bruke dem for eget markedsføringsformål.

Dine personopplysninger kan mottas av følgende mottakerkategorier:

Interne avdelinger og andre bedrifter i konsernet. Vi kan dele personopplysninger internt med andre avdelinger (for eksempel kundekonto) og med andre enheter av Staples Solutions (for eksempel Staples Sweden og Staples Denmark) for å gi deg informasjon, produkter og/eller tjenester (for eksempel registrering og kundeservice), utvikling av nye produkter, nettsteder, applikasjoner, tjenester, kampanjer og kommunikasjon samt for å hindre, spore og undersøke mulige ulovlige aktiviteter, brudd på retningslinjene våre, svindel og/eller brudd på vår datasikkerhet.

Myndigheter
Vi kan oppgi dine personopplysninger til tilsynsmyndigheter som Skatte- og tollvesenet, politiet og andre lovbestemte organer. Vi oppgir dine personopplysninger:

·       For å overholde en lovbestemt forpliktelse eller rettsordre; eller

·       Hvis dette er nødvendig for å hindre, spore eller rettsforfølge kriminelle handlinger; eller

·       Hvis dette er nødvendig for å håndheve våre retningslinjer, eller for å beskytte andres rettigheter og frihet.

Ekstern forretningsstøtte (data processors)
Vi benytter oss av selskap som gir oss bedriftsveiledning. Disse selskapene opptrer kun etter våre instruksjoner og de har inngått en avtale med oss der de aksepterer å ikke benytte dine kundeopplysninger til eget bruk.

Betalingsleverandører
Når du kjøper en tjeneste eller et produkt, vil du også motta en forespørsel om å oppgi betalingsinformasjonen din. Disse personopplysninger kan samles inn og behandles direkte av leverandøren av betalingstjenesten.

Annet
I enkelte tilfeller kan vi gi dine personopplysninger til tredjepart. Vi refererer spesielt til tredjepart som tilhører Staples Group eller partnere som vil være en del av Staples Group og/eller den som er lovlig etterfølger etter en restrukturering, sammenslåing eller et oppkjøp.

7. Blir dine personopplysninger overført utenfor EU/EØS?

Dine personopplysninger overføres ikke utenfor EU/EØS.

8. Hvordan lagrer vi dine personopplysninger?

Dine personopplysninger vil bli fjernet eller gjort anonyme når dine personopplysninger ikke lenger er nødvendige for de formål som er angitt i denne personvernerklæringen.

Det er tilfeller hvor enkelte elementer i personopplysningene dine er lagret i lengre tid på grunn av visse rettslige forpliktelser overfor offentlige institusjoner.

Vi kan også lagre elementer av dine personopplysninger for vår egen legitime interesse, for eksempel for å oppdage svindel, håndtere potensielle konflikter eller legge til rette for kontraktsforhold med tredjepart, som for eksempel leverandører.

9. Hvordan kan du utøve dine personvernrettigheter (data subject rights)?

Du kan når som helst be om å få tilgang til, rette eller slette dine personlige data, eller du kan motsette deg direkte markedsføring og profilering. I tillegg til dette har du også rett til å begrense behandlingen av dine personopplysninger, rett til å protestere mot behandling av dine personopplysninger, samt retten til å fjerne dine kundedata. Disse rettighetene er kjent som dine «data subject rights».

For å benytte dine «data subject rights», vennligst kontakt oss ved å bruke kontaktinformasjonen nederst i denne personvernerklæringen.

Vær oppmerksom på at vi kan komme til å be om ytterligere informasjon for å bekrefte identiteten din.

Hvis du ikke lenger vil motta direkte markedsføringskommunikasjon, vennligst kontakt oss ved å bruke kontaktinformasjonen nederst i denne personvernerklæringen.

10. Kan du trekke tilbake ditt samtykke?

Hvis du har gitt ditt samtykke, kan du alltid trekke det tilbake. Vær oppmerksom på at tilbaketrekking ikke har tilbakevirkende kraft.

Du kan trekke ditt samtykke til kommersiell kommunikasjon ved hjelp av avmeldingslinken i den siste kommunikasjonen du mottok.

Hvis du vil trekke ditt samtykke til andre behandlingsaktiviteter, vennligst kontakt oss ved å bruke kontaktinformasjonen nederst i denne personvernerklæringen.

11. Kan du sende inn en klage?

Du kan sende inn en klage til oss via kontaktinformasjonen nederst i denne personvernerklæringen. Dessuten kan du sende inn en klage via Datatilsynet, Tollbugata 3, 0152 Oslo.

12. Hvordan kan jeg kontakte Staples Norway?

Hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger som ikke besvares i denne personvernerklæringen eller ønsker å få kontakt med vår databeskyttelsesansvarlig kan du nå oss ved å sende en epost til: dpo.nordic@staples-solutions.com

13. Når ble den siste endringen gjort i denne personvernerklæringen?

Denne personvernerklæringen gjelder fra 20. juli 2018. De siste endringene i denne personvernerklæringen ble gjort 16. juli 2018.