Staples Solutions benytter cookies (og lignende teknikker som Facebook Pixels, beacons og Javascript) for websiden for å forbedre funksjonalitet og brukervennlighet, for å analysere trafikk og for reklameformål. Som en konsekvens av dette behandler cookies personopplysninger for forskjellige formål. Les mer om bruken av cookies på denne websiden i Cookie Policy. Les mer om hvordan denne websiden behandler personopplysninger i Personvernerklæringen. Ved å klikke på "OK" eller ved å åpne denne websiden, gir du tillatelse til anvendelse av disse cookies.

Logo Staples

Skap et sikkerhetsbevisst miljø

Del på:

Enten det er snakk om onlinedata eller konfidensielle papirer, er det avgjørende å ha den mest korrekte, oppdaterte og best egnede sikkerheten på plass. Mange selskaper lagrer betydelige mengder data og informasjon online, og da må de ansatte være bevisst på hvordan de skal håndtere både personlige data og firmadata.

Fra og med mai 2018 kommer det nye EU-lover for databeskyttelse i selskaper. Personvernsforordningen General Data Protection Regulation (GDPR) kommer til å endre måten personlige data blir håndtert og behandlet i bedrifter av alle størrelser, så det er viktig å oppdatere alle de ansatte på sikkerhetsreglene.

Selv om GDPR blir iverksatt snart, er det noen andre ting dere kan gjøre i tillegg for å skape en kultur i bedriften som tar sikkerhet på alvor.

Det er alles ansvar
Alle som jobber i en bedrift, er ansvarlige for databeskyttelse, og det er derfor helt avgjørende at alle ansatte vet hva som er forventet av dem. Det å gi enkeltindivider ansvar kan være med på å etablere et kollektivt ansvar og fjerne holdningen om at datasikkerhet bare er IT-avdelingens ansvar. Det er viktig å høyne sikkerhetsstandarden og holdningen til sikkerhet hos hver enkelt ansatt.

Det å lage en rutine for beskyttelse av data vil hjelpe alle ansatte med å forstå hva som er forventet av dem. Det er også viktig å diskutere sikkerhet i bedriften med alle avdelinger, slik at de ansatte forstår at dette også gjelder for dem. Det er viktig å sørge for at alle ansatte forstår at de må ha et trygt passord og at PC-er blir oppdatert jevnlig, slik at antivirusprogrammer alltid er oppdatert.

Kopiere personer på e-post

Vi har alle hørt historier om folk som kopierer sjefen i en uheldig epost, eller trykker på «Send til alle» på noe som skulle ha vært en privat beskjed. Men uforsiktig e-postsending kan også handle om databeskyttelse.

Det å kopiere én eller flere personer inn i en e-posttråd uten deres tillatelse og dermed dele deres personlige informasjon, kan faktisk være et brudd på personvernet. For bedrifter som jobber med frilansere eller andre tredjeparter, er det viktig å forsikre seg om at man inkluderer de riktige personene i e-postmeldingene man sender ut.

Når det gjelder de ansatte, kan du oppfordre dem til å bruke blindkopi (bcc) i stedet, og påpeke hvor viktig det er at de kontrollerer at e-posten er adressert til de riktige personene før de trykker på send.

Frilansere og deres tilgang på bedriftsmateriale

Mange bedrifter jobber regelmessig med frilansere for å utføre diverse arbeid, men dette kan vise seg å være utfordrende når en skal ivareta datasikkerheten. Frilansere trenger gjerne sin egen enhet å jobbe på, eller kanskje tilgang til firmanettverket for å få den informasjonen de trenger for å fullføre arbeidet de har fått tildelt.

Det er et par ting firmaet ditt kan gjøre for å beskytte bedriftsdataene ved bruk av frilansere. Det kan for eksempel være å sette restriksjoner på tilgangen frilanserne får, slik at de kun har tilgang til akkurat det de trenger for å gjøre jobben, og ikke får tilgang til sensitiv bedriftsinformasjon. Når det gjelder bruk av deres eget utstyr, må du sørge for at du har full oversikt over alle enheter som er tilkoblet firmanettverket. I bunn og grunn er det frilanserens ansvar å forsikre seg om at dataene er trygge, noe det kan være lurt å understreke når du kontakter frilanseren.  

Oppbevaring og makulering av dokumenter
Selv i dagens kontorer trenger man fortsatt å skrive ut papirkopier, og da er det ekstremt viktig å implementere regler om hvordan man skal oppbevare utskrevne dokumenter. Når man ikke lenger trenger et dokument som inneholder sensitiv informasjon, kan man ikke bare kaste det i søppelkassen. Da trenger man en makuleringsmaskin. Hvis dokumentene fortsatt er relevante og trengs til arkivet eller senere referanse, kan skap med lås eller andre sikre oppbevaringsløsninger holde dem trygge.

Det kan være lurt å lage et system for å sjekke om et dokument skal makuleres eller oppbevares. Du bør også implementere en klar og tydelig måte å sortere dokumenter på, slik at dokumentene som blir lagt i oppbevaringsløsningen, enkelt kan finnes igjen.

Unngå at sensitivt materiale blir lagt på steder hvor hvem som helst kan få tilgang

Når ansatte jobber utenfor kontoret, eller tar med seg bærbare PC-er eller annet utstyr, må du ha noen retningslinjer klare for å forsikre deg om at ingen sensitiv informasjon blir lagt der andre kan finne det.

Passord og en kraftig brannmur må implementeres. Ved jobbing utenfor kontoret kan det være lurt å bruke en skjermbeskytter for å forhindre at andre kan lese på skjermen.

Det er svært viktig å implementere en mer sikkerhetsbevisst kontorkultur. Hvis dere får med alle fra starten og får på plass strenge regler for databeskyttelse, er dere mer forberedt når GDPR blir iverksatt.

Helse og sikkerhet

Les mer

Derfor er det lurt å vurdere datasikkerheten din

Les mer

Del på:

Continue Reading

Kontakt
close

La oss snakke sammen

Du kan ringe en Staples-representant på følgende nummer:

02272

Du kan også fylle ut skjemaet nedenfor, så vil en av våre representanter ta kontakt med deg innen kort tid.

Get help NO

Form