Uansett hvilken bransje du er i, vil sannsynlig virksomheten i løpet av et år,måtte takle en rekke prosjekter med varighet fra dager til måneder. Selv om du har et effektivt team og verdifulle ressurser på plass for å levere arbeidet ditt, kan det hende at ikke alt går etter planen.
Det kan godt hende at det ikke er noe du kan gjøre for å unngå at disse problemene oppstår, men det gjelder å være så godt forberedt som mulig, ved å ha utarbeidet en robust risikostyringsplan. Dette kan høres ut som et komplekst oppsett, men ved å følge en enkel tilnærming steg-for-steg, kan det være en relativt grei prosess.
1. Lag liste over risikoer
Ditt første steg er det mest avgjørende. Lag en omfattende liste over risikoer som kan påvirke eller svekke prosjektet. Det er en god idé å gruppere disse i kategorier, slik som menneskelige ressurser, omkostninger og tredjepartsleverandører. Selv de minste detaljer må tas i betraktning, fordi et mindre problem plutselig kan utvikle seg til noe langt mer alvorlig.
2. Prioritér risikoene
Når du har laget en omfattende liste over risikoer i hvert av de sentrale områdene av et prosjekt, er det på tide å undersøke dem mer detaljert. Når du gjør dette, bør du først vurdere sannsynligheten for at de vil inntreffe og konsekvensene dersom de inntreffer. Ved å gjøre dette, kan du avsette tilstrekkelige ressurser for å redusere effekten av hver enkelt risiko. Det er viktig at dette gjøres som et samarbeid, hvor du får råd og innspill fra spesialister på ulike områder. Disse kan ofte gi innsikt i det du ellers ville ha oversett.
3. Utvikle en handlingsplan
På dette stadiet, må du bestemme deg for om en strategi som kan bringes inn i bildet hvis noen av de identifiserte risikoene skulle oppstå. Planen er langt mer enn bare et svar på hvordan du har tenkt å håndtere hver risiko. Den skal tydelig plassere ansvaret for alle oppgaver individuelt i teamet, og det bør også etableres en kommandolinje som skal følges av alle de involverte. Det er helt avgjørende at alle scenarioer har spesifikke beredskapsplaner.
4. Kommunisér risikostyringsplanen
Den siste fasen er å sørge for at alle som er involvert i risikostyringsplanen mottar all nødvendig informasjon. Dette gjelder ikke bare dine faste ansatte, men alle som er involvert i prosjektet, inkludert kunder, leverandører og alle andre interessenter. Ved å dele fakta, kommunisere individuelle ansvar og forsikre alle om at du er godt forberedt på alle utfall, vil du være best mulig stilt dersom eventuelle risikoer skulle bli til virkelighet.
Det er et uttrykk som sier, at hvis du ikke lykkes i å planlegge, så planlegger du for å mislykkes. Dette vil dessverre ofte vise seg å være tilfelle hvis du ikke har en god risikostyringsplan på plass. Det er virkelig verdt å sette av tid til å legge en forpliktende plan i starten av et prosjekt, hvis du har et ønske om å komme frem til rett konklusjon.
