Syv ideer for bedre samarbeid

Når innboksen er full og en tidsfrist nærmer seg, kan arbeidsdagen reduseres til å omfatte kun deg og PC’en. I dagens travle kontorer blir ofte teamarbeid strøket fra dagsorden, og med det sjansen til å lette presset ved å dele løsninger med kollegaene.

I en undersøkelse svarte 86 % at manglende samarbeid eller ineffektiv kommunikasjon førte til feil og utfordringer på arbeidsplassen. Nesten 40 % mente at de og deres kollegaer ikke samarbeidet nok. Vi kjenner alle de personlige og kommersielle fordelene ved å jobbe sammen, men hvordan kan vi gjøre det mulig?

Her er syv ideer som bidrar til bedre samarbeid.

1. Skap et inspirerende arbeidsmiljø
Uansett hvordan du liker å jobbe, trenger du iblant å fokusere på én enkelt oppgave og iblant trenger du å jobbe med andre. En arbeidsplass med både private og offentlig rom har stort potensiale for å oppmuntre til innovasjon og la alle prestere sitt beste. Skrivebord for selvstendig arbeid, møterom for prosjektgrupper og et avkoblingsrom for sosialt samvær gir alle muligheten til å velge stedet som gjør dem mest avslappet og engasjert.

2. Utvikle en positiv kultur
Det handler ikke bare om hvor du jobber, men også hvordan du jobber. Vellykket samarbeid krever at vi føler oss komfortable nok til å dele våre tanker med kollegaene, selv om vi vet at de ikke er enige med oss. Selskaper med transparent kultur, tillit og respekt er ikke bare mer egnet til å motivere personalet, men også til å styrke produksjonen, kvaliteten og servicenivåene. Få selskaper kan ta seg råd til å overse denne typen fordeler som har direkte innvirkning på lønnsomheten!

Ledelsen bør lede an når det gjelder å kartlegge områder for forbedring og finne løsninger på problemer. Noen psykologer sier at samarbeid ansikt til ansikt gir mange flere positive resultater enn kun digital kommunikasjon. For eksempel vil en åpen-dør-policy gjøre at ledelsen er åpen for diskusjoner med medarbeidere på alle nivåer.

3. Være villig til å dele ideer
I våre privatliv er vi vant til å være kontinuerlig tilkoblet andre på nett. Men vi glemmer ofte at det er prinsippene bak teknologien og ikke selve teknologien som hjelper oss med å bygge nettverkene.

Ja, e-post er et grunnleggende krav for effektivt samarbeid, men det er også papir og skriveredskaper. Finnes det noen bedre måte å gjengi nøkkelpunkter på enn å skrive dem ned på en whiteboard eller flipover slik at alle kan se dem?

Ha en edding 360 whiteboard merkepenn i lommen for å notere spontane ideer uansett hvor du befinner deg. Selvsagt er den perfekt for whiteboard, men fungerer også på alle ikke-porøse overflater, inkludert glass, emalje og melamin. Det beste er at den bare kan strykes ut når du har fått tid til å registrere tankene dine mer formelt – eller skiftet mening.

4. Gjør det enkelt å snakke med hverandre
Det finnes ikke noe mer frustrerende enn når medlemmer av en prosjektgruppe har ulike prioriteringer. Vi har alle hatt den dårlige følelsen når vi finner ut at kollegaene våre har jobbet for andre mål og vi har kastet bort tid på å gjøre dobbeltarbeid eller fulgt utdaterte instruksjoner. Prosjektledelsesprogram er selvsagt vesentlig, men spesifikke problemer løses best gjennom å stå opp og snakke med kollegaene ansikt til ansikt.

5. Utnytt teammedlemmenes styrker
Belbins teamroller viser at forskjeller blant gruppemedlemmer langt fra er noe problem, men bør heller anerkjennes og hylles. Vi jobber mye bedre når vi kan være oss selv.

Nøkkelen er å tilrettelegge for at gruppemedlemmene kan jobbe sammen for å maksimere hverandres styrker – gi Belbins ‘implementeringstype’ den tilbaketrekkingsbare merkepenn for whiteboard slik at han/hun kan dokumentere diskusjoner, og la ‘overvåkeren’ sitte tilbakelent og reflektere før konklusjonen trekkes. Iblant er det så enkelt som å spørre personen med den peneste håndskriften eller beste tegneferdigheten om å ta ansvaret for å registrere en diskusjon.

Innovasjon blir først realisert når enkeltpersoner begynner å innse hvordan gruppens ulike ferdigheter og erfaringer kan kombineres for å finne den ideelle løsningen.

6. Gi belønning for samarbeid
Som vi har sett, gir samarbeid belønning i seg selv, både individuelt og for organisasjonen som helhet. Konkrete resultater bidrar imidlertid til å innlemme teamarbeid i selskapets dagligliv. Hvis vi tar med samarbeids- og teammål i våre medarbeidersamtaler, får vi noe å sikte mot og måle, slik at det blir tydelig når vi har nådd målene.

Bidrag kan anerkjennes privat eller offentlig, avhengig av den enkeltes personlige preferanse. Du kan sende en e-post, legge ut meldinger i kommentarfeltet på selskapets sosiale media, bemerke dem i et nyhetsbrev eller anerkjenne prestasjonen under en sammenkomst for hele selskapet. Man kan også invitere grupper på sosialt samvær utenfor jobben, noe som ikke bare anerkjenner deres prestasjoner, men også gir nok en anledning til å styrke båndene.

7. Tilpass og utvikle
Selskaper er ofte gode til å avdekke markedstrender og innovativ teknologi, men det er like viktig å mestre verktøyer og strategier for kommunikasjon. Fra produkter og innretninger til de nyeste ideene er det en pågående prosess som i seg selv krever at alle samarbeider for å holde seg oppdatert.

Det er også viktig å anerkjenne ringvirkningene av endringer i organisasjonen – for eksempel kan nye arbeidsmåter, omorganisering og produktutvikling ha innvirkning på hvordan personalet kommuniserer, noe som gjør det viktigere enn noensinne å prioritere samarbeid.