Den moderne arbeidsplassen utvikler seg, og arbeidstakere er ikke lenger fast inventar på kontoret. Nesten 40 prosent av alle arbeidstakere har gått over til å arbeide delvis eller fullstendig mobilt, ifølge IT-analysefirmaet IDC. Det er likevel viktig å huske på at mobilt arbeid byr på utfordringer. I en undersøkelse fant Dell nylig ut at mer enn en tredjedel av alle globale arbeidstakere synes eksternt arbeid har en negativ innvirkning på samholdet i bedriftene.
"Free seating" kan bidra til å bygge bro mellom eksterne og interne arbeidere. "Free seating" innebærer å dele skrivebord og ha midlertidige arbeidsstasjoner i stedet for permanente plasser. De ansatte finner seg til rette der det er plass når de kommer til kontoret.
Hvis utformingen og implementeringen er godt gjennomtenkt, kan "free seating" være kjernen til samarbeid, som hjelper de ansatte med å føle seg mindre isolerte og er med på å bygge en sterkere bedriftskultur. Det bidrar også til at små og mellomstore bedrifter kan utnytte plassen bedre fordi færre skrivebord står ubrukte.
Folk liker å omgi seg med leker på pulten, familiebilder og favorittrekvisitaene sine, som penner og notatbøker. "Free seating" gjør dette vanskeligere, fordi man risikerer at arbeidsstasjonene blir kjedelige og upersonlige. "Skrivebord blir bare overflater i stedet for noe med et personlig preg," heter det i en rapport fra Leitz.
Gjør det enkelt for de ansatte å gi noe av seg selv til den midlertidige arbeidsstasjonen. Gi dem hyller, skap eller arkivskuffer der de kan låse inn og oppbevare tingene sine. Sjekk ut esker som kan stables i hverandre. De gir plasseffektiv oppbevaring og gjør det enkelt for de ansatte å flytte favorittingene sine til nye skrivebord. De holder også hele arbeidsplassen ren og ryddig.
En undersøkelse fra Kensington viste at ergonomi er den største utfordringen når man skal ta i bruk "free seating". Det er avgjørende å kunne justere stol, skrivebord og skjerm.
Ta utgangspunkt i ergonomiske stoler av god kvalitet. De må ha justerbare armlener, vinkler og høyder. Tilbehør til arbeidsstasjonen kan øke de ansattes komfort og produktivitet. For eksempel har Kensington Smart-Fit-systemet stativer for bærbare datamaskiner, ryggstøtter, musematter og fotstøtter. De ansatte kan raskt justere den midlertidige arbeidsplassen hver morgen, og ha det så komfortabelt som mulig hele dagen.
En undersøkelse fra IBM European viste at mennesker som regelmessig jobber eksternt, forteller om problemer med å samarbeide og kommunisere med andre. Et samarbeidsvennlig kontor gir de ansatte flere grunner til å komme til kontoret, enten de skal brainstorme eller ganske enkelt få et bedre forhold til kollegaene sine.
"Utformingen handler ikke bare om miljø. Det handler om stemning, adferd og bedriftskultur", står det i rapporten fra Leitz. Gjør fellesområder innbydende med komfortable, uformelle sitteplasser. Heng opp whiteboardtavler for å gjøre det enkelt for teamene å samle seg i et område og dele idéer. Nobos whiteboardtavle er optimalisert gjennom et widescreen-format. Plassen ingen bruker på toppen og bunnen av tavlen, er fjernet, og den har ekstra plass på sidene til alle de gode tankene fra idémyldringene. Legg ut whiteboardmarkører og klistrelapper i nærheten. Disse små justeringene kan inspirere til samarbeid og forsterke bedriftskulturen.
Mange synes "free seating" er en effektiv måte å utnytte plass på, men du risikerer at kontoret føles kjedelig og mangler særpreg. Hvis kontoret føles for upersonlig, er det ikke et varmt og innbydende sted å jobbe på.
En enkel måte å løse dette på, er å bruke farger overalt. Forskning har vist at blåfarger bidrar til å øke kreativitet, mens rødfarger kan bidra til å gjøre personer mer oppmerksomme på detaljer. Bruk oppbevaring, tilbehør og møbler som fargerike elementer, slik at arbeidsområdet føles som en forlengelse av organisasjonens merkevare. Fargerike bokser og annet tilbehør fra organisasjonen kan friske opp på kontoret.
Etter ergonomi er hygiene den nest største utfordringen "free seating" gir arbeidsgivere. Skrivebord og kontorutstyr som tastaturer kan være noe av det mest uhygieniske på kontoret.
Når mange mennesker deler samme skrivebord, er det viktig at alle rengjør arbeidsområdet og desinfiserer alt før de pakker sakene sine og drar hjem. Gjør det enkelt for de ansatte å ha god hygiene ved å tilby desinfiserende våtservietter og hånddesinfiseringsmiddel. Del også ut denne nyttige veiledningen for å holde arbeidsområder frie for bakterier.
Selv om forbedringene innen teknologi og mobilt arbeid er store, trenger medarbeiderne fortsatt kontorrekvisita. "Ikke glem at den gjennomsnittlige kontorarbeideren fortsatt bruker over 10 000 papirark i året," står det i rapporten fra Leitz Work is Where You Are.
Utstyr derfor kontoret med stiftemaskiner, hullmaskiner, sakser, oppbevaringsbrett og andre viktige hjelpemidler. Leitz' WOW-serie tilbyr alt dette i et utvalg av farger som gjør arbeidsplassen vennligere og mer innbydende.
Du kan ringe en Lyreco-representant på følgende nummer:
02272
Du kan også fylle ut skjemaet nedenfor, så vil en av våre representanter ta kontakt med deg innen kort tid.
