Dagens arbeidsplasser har ekspandert utover de fysiske veggene til et kontor. Medlemmer i samme team kan enkelt arbeide fra forskjellige land og til og med på tvers av tidssoner. Fjernarbeid og annet fleksibelt arbeid har blitt mer vanlig, etter hvert som mange organisasjoner i stadig større grad benytter seg av telependling. I henhold til en undersøkelse utført av totaljobs, et av Storbritannias ledende jobbnettsteder, mener en av fem arbeidere at de er mer produktive når de jobber eksternt. Nesten en tredjedel av de spurte sier de ville bytte jobb hvis de fikk tilbud om en jobb med telependling.
Men fjernarbeid og virtuelle arbeidsgrupper har sine utfordringer. Samarbeid mellom ansatte som er spredt ut over mange ulike steder, kan være vanskelig. Selv i en høyteknologisk verden der kollegaer bare er en e-post eller tekstmelding unna, kan vi fremdeles føle oss løsrevet fra hverandre.
Dra nytte av disse verktøyene og strategiene for å hjelpe de ansatte til å samarbeide bedre, uansett hvor de befinner seg.
Det kan hende du skriver ned notater, ideer eller tiltak i notisboken eller på klistrelapper i løpet av arbeidsdagen. Å skrive ned notater for hånd kan gjøres raskt og spontant, men det er ikke alltid like enkelt å finne dem igjen senere. Nå som dagens kontorarbeid kan gjøres hvor som helst – ved kontorpulten, ved kjøkkenbordet eller på flyplassen mens du venter på neste fly – er det ikke sikkert at du alltid har notisboken for hånden.
Og hva om du trenger å finne noe du skrev ned for flere måneder siden? «Vi har oppdaget at folk beholder notisboken når de har skrevet den ut. Folk har skap fulle av notisbøker», sier Louise Jackson, som er internasjonal produktsjef for Oxford Business Notebooks. «Folk beholder alle disse ideene, tankene og prosjektene de har jobbet med, men de kan ikke bruke dem fordi de ikke finner det de leter etter.»
Så hva er løsningen? Digitaliser disse håndskrevne notatene ved å laste dem opp til en nettsky.
Jackson er også produktsjef for SCRIBZEE®, en app som skanner håndskrevne notater fra enhver spesialmerket Oxford-notisbok. Notatene lagres deretter i nettskyen, der du kan få tilgang til dem på en hvilken som helst enhet. SCRIBZEE® er også kompatibel med den digitale noteringsappen Evernote for en sømløs opplevelse. Appen kan også brukes til å digitalisere alt du skriver på de smarte klistrelappene Oxford SPOT NOTES®.
«Vi tror at håndskrevne notater er utmerket for å utvikle ideene dine og få informasjonen ut av hodet og ned på papiret», forklarer Jackson videre. «Med SCRIBZEE® kan du gi papiret digitale superkrefter.»
MERK: Er det verdt å se denne You Tube videoen for å se hvordan det fungerer?
Selv når du fysisk er til stede på kontoret, kan det være sjelden du ser kollegaer som jobber i andre etasjer eller i andre avdelinger. Digitale kommunikasjonsverktøyer som e-post eller videochat er så effektive at vi i mindre grad deltar i uformelle diskusjoner. Men det er i disse spontane samtalene, ansikt til ansikt, at den virkelige magien i samarbeidet skjer.
Gjør det mer forlokkende for ansatte å forlate skrivebordet og arbeide sammen med andre i et samarbeidsmiljø. Nå som lette bærbare datamaskiner har tatt over for stasjonære, er det enklere å ta med seg arbeidet. Hos Oxford har de ansatte muligheten til å jobbe i fellesområder der det er komfortable sofaer og kaffemaskiner, noe som skaper et mer hjemmekoselig miljø.
Vurder å bygge ut et område på kontoret som gjør at de ansatte får et bedre arbeidsmiljø med en mer uformell atmosfære. Et mer avslappet område vil innby til mer spontant samspill mellom ansatte. Gå mer i retning av stuelignende møbler i stedet for standard skrivebord og solide kontorstoler. Sofaer, komfortable stoler og småbord gjør at man kan slappe mer av. Hvis du har fjernarbeidere eller ansatte fra forskjellige steder som iblant kommer innom kontoret for å arbeide der, vil det også gi dem et arbeidsområde de kan oppholde seg i.
Se det brede utvalget av møbelløsninger fra Staples for å lage et lignende område for samarbeid på ditt eget kontor.
Når du har ansatte som jobber fra forskjellige steder eller som fjernarbeidere, er det spesielt viktig at du enkelte ganger lar dem møtes for å samarbeide ansikt til ansikt. Det vil bidra til å forhindre at medarbeiderne føler seg isolerte. Avhengig av budsjettet og størrelsen på teamet bør du vurdere personlige møter eller samarbeidsøkter en, to eller fire ganger i året.
Dette kan innebære å føre viktige beslutningstakere sammen for en strategisk idémyldring om mål på høyt nivå. Det kan også bety et felles møte med alle ansatte der du deler bedriftsnyheter og gjennomfører teambuilding aktiviteter for å anspore til en mer leken og nyskapende arbeidskultur.
Arranger møtet utenfor arbeidsplassen for å gjøre det mer unikt. «Det er viktig å dra til et annet sted der man ikke er på kontoret og blir overlesset av e-poster», antyder Jackson. Det gjør at man fjernes både fysisk og mentalt fra det daglige arbeidet, slik at man får muligheten til å fokusere mer på å knytte ekte personlige forbindelser.
Ved å la fjernarbeidere møtes til en idédugnad på samme sted skapes et mer sammensveiset team, men samarbeidet bør ikke slutte der. Når møtet er slutt og alle igjen drar hver til sitt, må samarbeidet følges opp slik at samtalen kan fortsette.
Gjør det enkelt for alle deltakerne å få tilgang til notater og ideer som ble utvekslet under møtet. «Etter en idédugnad vil alle ha notatene med en gang», sier Jackson. «Hvis du raskt kan dele og samordne dem, blir det en mer sømløs opplevelse.»
Du kan gjøre nettopp det med Oxford Smart Flipchart, som også er kompatibel med SCRIBZEE®-appen. Du bare skriver notater på arktavla, og så tar du bilde av sidene med smarttelefonen. SCRIBZEE® vil skanne og lagre flere sider i én enkelt høykvalitets PDF-fil som kan deles med hele temaet. På denne måten har alle umiddelbar tilgang til notatene og kan fortsette å bygge på disse ideene som en gruppe, selv om medlemmene fjernjobber.
Etter hvert som digitale verktøyer fortsetter å forme de fysiske arbeidsmiljøene våre, er det mye du kan gjøre for å tilpasse måten ansatte kommuniserer og samarbeider på. Ved å være proaktiv med hensyn til hvordan du utformer arbeidsområdene, hvordan du legger opp møter og hvordan du integrerer delingsverktøyer i prosessen, kan du skape en bedre forbindelse mellom de ansatte, selv når de befinner seg langt fra hverandre.
Du kan ringe en Lyreco-representant på følgende nummer:
02272
Du kan også fylle ut skjemaet nedenfor, så vil en av våre representanter ta kontakt med deg innen kort tid.
