HVORDAN MAN BEHOLDER FOKUS OM SOMMEREN

Det er vanskelig å være fokusert på arbeid hele tiden, men det blir ekstra vanskelig å fokusere når du er midt i sommersesongen og prøver å finne balanse mellom drinker i solnedgangen med venner, utflukter, planlegging av strandbesøk i helgen, og reiser – mens du arbeider samtidig! 

På toppen av alt er de fleste av kollegaene dine på ferie der de koser seg på stranden mens du er forlatt med både deres plikter og dine egne. 

Marian Morgan, som er coach innenfor produktivitet, sier «Det kan være svært vanskelig å få saker gjort og opprettholde et høyt produktivitetsnivå når ansatte – spesielt beslutningstakere – ikke er på kontoret. Og dette resulterer i at arbeidsflyten saktner».  Med hensyn til å ta hånd om barn som er hjemme fra skolen, legger hun til «Å balansere arbeid og familie blir enda mer utfordrende». 

Al Coleman, Jr., forfatteren av Secrets to Success: The Definitive Career Development Guide for New and First Generation Professionals sier, «Det er naturlig at du blir mindre produktiv i arbeidet under sommermånedene på grunn av det fine været, ferier og – hvis du har familie – sommeraktivitetene til barna dine. Stort sett vil man helst være alle andre steder enn på jobben». 

Så for å gi deg litt hjelp i sommersesongen har vi her noen tips om hvordan du kan øke produktiviteten og holde fokus: 

Ta deg litt fri for å kunne yte mer 
Hvis du har noen feriedager til gode, ta deg tid til å hygge deg med dine nærmeste eller finn ditt eget personlige tilfluktssted. Alle ansatte trenger et avbrudd og dette vil gi deg en sjanse til å pigge deg opp og lade opp batteriene under denne årstiden. Coleman minner oss også om å «bruke tid på å planlegge andre sommerhendelser og aktiviteter som er viktige for deg slik at du kan planlegge arbeidet ditt rundt dem». Å administrere tiden din ordentlig kan bidra til å fjerne bekymringen ved det å være borte fra kontoret. Når du vet at du kommer til å treffe en venn til lunsj, kan du prøve å arbeide lenger dagen før eller være på kontoret tidligere den dagen. 

Planlegg på forhånd og kommuniser planen din tydelig 
Konflikter er uunngåelige ved planleggingen av ferier fordi det kan vise seg at mer enn en ansatt har spurt om å ha fri samtidig. Derfor er det første som slår en at produktiviteten settes på spill, og deretter forsøker man å finne en løsning som vil holde prosessen flytende. I denne situasjonen er det viktig å tenke fremover for å skape et system som gir tydelige retningslinjer for det nødvendige dekningsnivået og tidsrammene som gjelder for fullførelse av oppgaver i løpet av fraværet til den ferierende ansatte. Det er ikke uten grunn at tusjtavler og planleggingstavler regnes som vesentlige for kontorer! Fordi de er uunnværlige for effektiviteten mht. organisering og kommunikasjon på ethvert kontor! De kan brukes til å gjøre alle medarbeideres ferieplaner tydelige for alle, og hvem som er ansvarlig for oppgavene deres når de er borte for å nyte sommersolen. Å ha et kontor som er utstyrt med nødvendigheter som tusjtavler og planleggingstavler fremmer effektiv organisering og kommunikasjon som kan bidra til å lette belastningene forårsaket av en ustadig arbeidsflyt. 

Vær mer fleksibel når det gjelder prioriteter 
Arbeidplassekspert Lynn Taylor sier at «Dette kan være en periode med færre distraksjoner fordi det er færre personer til stede. Dra fordel av det ved å fokusere på prosjekter som krever strategisk tankevirksomhet og planlegging slik at du er klar til å sette igang høstforslagene dine på et tidspunkt når trykkokermiljøet er tilbake. Da vil du være glad for at du ytnyttet eventuelle rolige perioder». Det å være fleksibel med hensyn til å endre prioriteringer er også en nyttig faglig dyktighet; det gjør at du ikke står fast så ofte, og heller ikke er avhengig av en fraværende sjef eller innspill fra en kollega, slik at du kan fokusere på andre oppgaver, som for eksempel forhåndsplanlegging! 

Foretrekk lagarbeid istedet for å arbeide alene 
La oss se det i øynene: når sommeren er her og det eneste du tenker på er å slappe av ved sjøen istedet for å levere oppgaven din innen tidsfristen, kan det å vurdere en annen mulighet være det beste du kan gjøre.  Å arbeide på lag er ikke bare fordelaktig når det gjelder å heve den kreative kvaliteten hos hver person; det er også en effektiv måte å bli motivert til å holde fokus og dermed øke arbeidseffektiviteten. 

Arbeid når som helst, hvor som helst, med litt hjelp 
Vær mer fleksibel! Som Coleman sier, «Selv om du unektelig hverken har lyst til å gi avkall på ferier eller vil gå glipp av viktige begivenheter i livene til venner og famile, kan det være nødvendig å avstandsarbeide i korte perioder ved hjelp av teknologi, eller du kan behøve å spørre en kollega om hjelp eller bruke noen av de tidligere nevnte planleggingsknepene for å være sikker på at du oppfyller arbeidskravene mens du har tid for deg selv». Nå for tiden leveres interaktive tusjtavler med gratis samarbeidsprogramvare som gjør det praktisk å ha videokonferanser nesten hvor som helst og gjør det mulig å være produktiv selv om man er borte fra konotoret. 

Organiser og lag planer for dine nærmeste hvis du er opptatt 
Er du forelder vet du at sommeren kan være en av de mest travle tidene på året når det gjelder å holde barna i aktivitet. Eller kanskje det er en nærstående som behøver mer tid og oppmerksomhet fra deg. Når sommertiden er travel på hjemmefronten og arbeid hoper seg opp på kontoret, kunne det være bra å oppnå en god balanse mellom arbeid og familietid. Å tenke fremover og planlegge aktiviteter for barna – slik som daglig tilsyn eller sommerleir – eller for foreldrene dine som er på besøk, vil gjøre at du faller til ro og kan fokusere på viktige prosjekter på jobben uten å føle deg som en 24-timers administratør for familien din. Tilby dine nærmeste en elegant planlegger eller en stilfull oppslagstavle og gi dem friheten til å holde rede på og ta kontroll over sine egne sommerplaner! 

Hvis ting stopper opp, vær klar for et hopp 
Hvis du som regel er uproduktiv under sommerårstiden simpelthen fordi ting går litt sakte på kontoret, bruk tiden til å dra i gang kommende prosjekter eller ta igjen de mange løse trådene som har akkumulert over tid. Joda, vi vet at det finnes dager når man føler at bare det å dukke opp tilsvarer produktivitet, men man kan ikke tillate seg å ville overgi seg til avslapning fordi det virker som om det ikke er noe å gjøre på kontoret. Få fart på ting, organiser, planlegg fremover, rydd opp i rotet og ordne opp i uferdige saker, og når tiden endelig er inne for å ta den velfortjente ferien, er det ingen skyldfølelse som kan holde deg tilbake