Plan voor succes
Als een formele presentatie deel uitmaakt van de vergadering, zorg er dan voor dat u niet alleen beschikt over de goede projector of monitor, maar dat u ook weet hoe u met het apparaat omgaat. Niets is slechter voor de sfeer dan minutenlang bezig zijn met kabels en instellingen terwijl uw publiek op het scherm niets anders ziet dan de woorden 'Geen signaal'. Bovendien zijn er talloze alternatieven voor PowerPoint als u een presentatie wilt geven die stukken beter is dan de honderden andere die uw publiek in het verleden heeft bijgewoond.
Ga interactief
Als u tijdens een vergadering meningen wilt verzamelen of een nieuwe manier van denken wilt stimuleren, is interactiviteit essentieel. Ook is het van belang dat u over manieren beschikt om vast te leggen wat er wordt gezegd. U kunt hiervoor een whiteboard, bord, e-screen of verplaatsbare flip-over gebruiken, en ook presentatieproducten uit het professionele assortiment van Nobo Prestige of Legamaster.
Een whiteboard is waarschijnlijk het beste als u punten wilt benadrukken of grafieken tekent terwijl u spreekt, of als u weinig feedback verwacht. Een verplaatsbare flip-over met voldoende vellen papier kunt u overal neerzetten. Als een vel vol is, scheurt u het gewoon af. Bovendien kunt u meerdere kleuren flip-overmarkers gebruiken voor verschillende onderwerpen of hiermee bepaalde punten accentueren. Zorg er wel voor dat de markers nieuw zijn en nog voldoende inkt hebben.
Betrek het publiek erbij
Dat klikt vanzelfsprekend en dat is het ook. Als u alle aanwezigen bij de vergadering betrekt, heeft iedereen er meer baat bij. Grote notitievellen zijn ideaal, want dan kunnen mensen ideeën en meningen opschrijven en deze aan de wanden van de vergaderruimte ophangen.
IJsbrekers zijn ook een goede manier om interactie te stimuleren aan het begin van de vergadering. Dit kan van alles zijn, bijvoorbeeld dat alle aanwezigen vertellen over het grappigste voorval van afgelopen week of over hun meest bijzondere prestatie. Voor een klantpresentatie is dit uiteraard niet geschikt, maar het kan wel heel goed werken in een informelere sfeer met mensen die elkaar voor het eerst ontmoeten.
Met de beste presentatiehulpmiddelen voor de situatie, actieve facilitering en het juiste niveau van betrokkenheid is er grote kans op een geweldig resultaat – en zelfs op een vernieuwd enthousiasme voor vergaderingen in het algemeen.
